Este asunto se aborda por parte de la Supertintendencia de la Economía Solidaria por medio del concepto No.20134700005122 del 17 de enero de 2013, su contenido lo transcribimos con la intención de ofrecer un panorama claro para este tipo de organizaciones:

“[…]

De manera atenta damos respuesta a su comunicación citada en el asunto mediante la cual consulta si esta Superintendencia tiene alguna objeción en el evento de que alguna vigilada cite a Asamblea General Extraordinaria de forma no presencial y con tan solo un punto a tratar, acogiéndose a lo dispuesto en los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995.

Sobre el particular, le manifestamos lo siguiente:

En primer término, es preciso tener en cuenta que tanto las cooperativas como los fondos de empleados deben regirse por lo estipulado en la ley, en los estatutos y en sus reglamentos. 

Ahora bien, de acuerdo con la normatividad vigente para el sector cooperativo y los fondos de empleados, no existe una disposición expresa que establezca este tipo de reuniones presenciales a que alude la citada Ley 222 de 1995.

Sin embargo, la ley dejó abierta la posibilidad para que las cooperativas y los fondos de empleados llenaran los aspectos no regulados en la misma, en los estatutos y en sus reglamentos, con normas supletorias, entre otras, con el Código de Comercio.

En el caso de las cooperativas, el artículo 158 de la Ley 79 de 1988, establece que “Los casos no previstos en esta ley o en sus reglamentos, se resolverán primeramente conforme a la doctrina y a los principios cooperativos generalmente aceptados.

“En último término se recurrirá para resolverlos a las disposiciones generales sobre asociaciones, fundaciones y sociedades que por su naturaleza sean aplicables a las Cooperativas.”

A su turno, en relación con los Fondos de Empleados, el artículo 69 del Decreto 1481 del 7 de julio de 1989, señala que “Las materias y situaciones no reguladas en el presente decreto ni en sus decretos reglamentarios, se resolverán aplicando las disposiciones legales vigentes para las entidades cooperativas y, en subsidio, las previstas en el Código de Comercio para sociedades, siempre y cuando no se afecte la naturaleza de los fondos de empleados y su carácter de no lucrativos.” 

En consecuencia, en concepto de esta Oficina para las Cooperativas y los Fondos de Empleados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y 69 del Decreto 1481 de 1989, respectivamente, resulta aplicable por remisión lo previsto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, sobre “reuniones no presenciales”. A pesar de lo anterior considera esta Superintendencia que en el evento de que tales entidades por disposición estatutaria prohíban este tipo de reuniones, dicha prohibición debe ser acatada en virtud del principio de la “autonomía de la voluntad” que rige las relaciones entre los particulares.[…]”

En consecuencia, es dable concluir que salvo disposición estatutaria en contrario, las cooperativas y los fondos de empleados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 158 de la Ley 79 de 1988 y 69 del Decreto 1481 de 1989, respectivamente, pueden aplicar por remisión lo previsto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, sobre “reuniones no presenciales”, siempre y cuando se tengan en cuenta los parámetros antes señalados.

De otro lado, en cuanto al contenido del artículo 20 de la Ley 222 de 1995, en concepto de esta Oficina también sería viable aplicarlo para las cooperativas y a los fondos de empleados, por la remisión señalada en el punto anterior, siempre que no exista prohibición expresa en contrario en los estatutos y se tengan en cuenta la totalidad de los requisitos y condiciones contemplados en la norma. 

También resultan aplicables las consideraciones efectuadas sobre este tema por la Superintendencia de Sociedades mediante Oficio 220-084853 del 25 de Septiembre de 2012, donde se manifiesta sobre las reuniones no presenciales, lo siguiente:

“[…]

Sobre el particular es necesario aclarar que esta Entidad conceptúa respecto de las actuaciones que son de su competencia, por consiguiente, a continuación de una manera general y abstracta se procederá a resolver sus inquietudes respecto de las sociedades mercantiles.

Lo anterior, se aclara en razón a la pregunta efectuada en el numeral 4, la cual se refiere a una situación planteada al interior de un Fondo de Empleados, que no es de la competencia de este Organismo, no obstante lo anterior, a continuación se dará respuesta a las inquietudes planteadas, respecto de la aplicación de las normas sobre reuniones no presenciales para sociedades comerciales.

Antes de comenzar, es de advertir que las preguntas efectuadas respecto las reuniones no presenciales, en las sociedades mercantiles se encuentran contenidas en la Guía Practica para la Celebración de asambleas de accionistas y junta de socios, Guía que puede consultar en la página de Internet de esta Entidad www.supersociedades.gov.co.

La Ley 222 de 1995. Artículo 19. Modificado por el Artículo 148 del Decreto 0019 de 2012, señala, habrá reunión de la junta de socios, de asamblea general de accionistas o de junta directiva cuando por cualquier medio todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado.

La finalidad de las reuniones no presenciales, es la de examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Así mismo es importante destacar que según lo dispone el Código de Comercio, artículo 423, las reuniones extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal.

Es de advertir que para el caso de las reuniones no presenciales es indispensable contar con la participación de todos los miembros de la asamblea general de accionistas, junta de socios o junta directiva, como expresamente lo exige en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995..[…]”

En este orden de ideas, le manifestamos que de acuerdo con la normatividad vigente para el sector cooperativo no existe una disposición expresa que establezca este tipo de reuniones “no presenciales” a que alude la citada Ley 222 de 1995, sin embargo, en concepto de esta Oficina resulta aplicable la realización por remisión lo previsto en el artículo 19 de la Ley 222 de 1995, sobre “reuniones no presenciales” para las asambleas y consejos de administración, razón por la cual, para las reuniones de la junta de vigilancia, en aras de evitar interpretaciones erradas, sería necesario prever tal circunstancia en el estatuto o el reglamento de las reuniones de cada órgano, en virtud del principio de la “autonomía de la voluntad” que rige las relaciones entre los particulares.

Tomado de la Superintendencia de la Economía Solidaria – www.supersolidaria.gov.co   

Concepto No. 20134700005122 del 17 de enero de 2013